Η παρούσα δράση αφορά στην ψηφιοποίηση του φυσικού αρχείου της Δημοτικής Επιχείρησης Ύδρευσης Αποχέτευσης Νάουσας (ΔΕΥΑΝ), καθώς και στην προμήθεια και λειτουργία ενός νέου Συστήματος Ηλεκτρονικής Διαχείρισης Αρχείων (ECM – Electronic Content Management System).
Η δράση περιλαμβάνει την ψηφιοποίηση περίπου 1.000 φακέλων του φυσικού αρχείου της ΔΕΥΑΝ, με έγγραφα που σχετίζονται με την παροχή υπηρεσιών ύδρευσης και αποχέτευσης.
Η διαδικασία θα υλοποιηθεί επιτόπου (on-site) στις εγκαταστάσεις της ΔΕΥΑΝ, από εξειδικευμένο προσωπικό, με τη χρήση κατάλληλου εξοπλισμού σάρωσης. Τα έγγραφα θα ψηφιοποιηθούν σε υψηλή ανάλυση, σε μορφή PDF, και θα οργανωθούν σε λογικές ενότητες ανά φάκελο.
Παράλληλα με την ψηφιοποίηση, θα εγκατασταθεί και παραδοθεί στο Δήμο νέο Σύστημα Ηλεκτρονικής Διαχείρισης Αρχείων. Το σύστημα θα παρέχει δυνατότητες:
- Αρχειοθέτησης ψηφιοποιημένων εγγράφων
- Αναζήτησης ανά λέξη ή φράση (όπου επιτρέπει το περιεχόμενο)
- Οργάνωσης ανά φάκελο/τύπο εγγράφου/ημερομηνία
- Εξαγωγής στοιχείων και δημιουργίας ενοποιημένων φακέλων χρηστών